По роду своей деятельности, связанной с финансовыми расчетами, я очень много работаю с Excel. Поэтому ситуация, когда не суммируются ячейки в экселе, мне хорошо знакома. В такой ситуации стандартные приемы не работают и надо срочно найти какие-либо решение, чтобы все-таки договориться с этой программой.
Описать проблему суммирования данных в Excel я решила после того, как недавно позвонила моя коллега-бухгалтер. Она экспортировала данные из 1С в эксель, при выгрузке сбились форматы и формула суммы не работает.
Вдруг подумалось: ведь с этим вопросом ко мне обращались несколько коллег, а значит эта проблема весьма актуальная. На самом деле очень просто решается, и я хочу об этом рассказать далее…
Содержание
Как я узнала почему эксель не считает сумму выделенных ячеек
Вспоминаю свой опыт знакомства с такого рода ситуациями. Тогда я была начинающим специалистом. Мне поручили собрать данные из 1С и на их основе сделать отчет.
Я выгрузила информацию, стала группировать данные для отчета. Вдруг поняла – значения не складываются. Это было ужасно. Пришлось потратить кучу времени, чтобы разобраться в чем дело. До сдачи отчета оставалось менее 20 минут. Паниковала я страшно. Внезапно, по какому-то наитию, вдруг заметила: в файле точки, а не запятые в разрядах… Мне повезло: репутация и отчет были спасены.
С двумя другими разновидностями этой проблемы я познакомилась позже, найдя решение методом проб и ошибок.
Функция автоматического суммирования в Excel
Хочу обратить Ваше внимание: в Excel может быть выключена функция суммирования.
В таком случае нужно просто включить вычисления: зайти в Параметры программы, далее выбрать Формулы, затем включить автоматические вычисления в книге.
Итак, вернемся к нашей теме.
Основные причины почему в Excel не работает формула суммирования
В большинстве случаев проблемы возникают, когда данные экспортируются в эксель из других источников.
По-моему опыту, есть три основных ситуации, когда Excel отказывается суммировать данные:
- Точка в разрядах
- Пробелы
- Формат: число как текст
Точка вместо запятой
Последний раз я столкнулась с этой проблемой, когда нужно было скопировать значения курса доллара за месяц из Интернет в Excel. Найдя информацию на профильном сайте, скопировала и вставила в файл экселя. На скриншоте видно, что формула для суммирования выдала результат 0.
В чем же проблема? В рассматриваемом случае у цифр знаком разделения разрядов является не запятая, а точка. Точку эксель не понимает, поэтому он числа воспринимает текстовым значением.
Решение проблемы – заменить точку на запятую.
Это делается следующим образом:
- выделяем столбец с данными, которые нам нужно поправить.
- затем нажимаем Ctrl+F, вызываем меню “Найти и заменить”.
- “Найти” – вставляем точку (1), “Заменить” – вставляем запятую (2), нажимаем “Заменить все” (3). После этого появляется сообщение, что сделано определенное количество замен (4), а формула показывает результат (5).
Нераспознаваемые пробелы
Следующая ситуация обычно бывает, когда мы берем данные, например, из 1С или другой учетной программы. В рассматриваемом случае разрядность правильная – запятая, но цифры все равно не складываются. Разгадка в том, что из 1С или другой учетной программы, скопировались неверные пробелы между разрядами значений.
Обращаю Ваше внимание: значения без разрядов Excel различает и складывает.
В нашем примере цифры без разрядов: 114,96 и 954.
Решение проблемы – удалить неправильные пробелы.
Делается это способом, похожим на предыдущий:
- в столбце с данными, которые нам нужно поправить встаем в ячейку с цифрой 1795,04, выделяем левой клавиши мышки пробел между цифрой 1 и 7 и копируем.
- выделяем столбец с цифрами, которые нам нужно поправить.
- затем нажимаем Ctrl+F, вызываем меню “Найти и заменить” (как в предыдущем случае).
- В “Найти” – вставляем скопированный пробел (1), “Заменить” – оставляем пустым, (2) далее нажимаем “Заменить все” (3)
- Затем появляется сообщение, что сделано определенное количество замен (5) и формула показывает результат (4).
Текстовый формат ячеек
Данная ошибка, на мой взгляд, самый простой для исправления случай.
При выгрузке из других программ данные экспортируются в текстовом формате, о чем Excel нам сообщает зелененьким треугольничком. Если мы нажмем на него, то увидим сообщение:
Чтобы перевести из текстового формата в цифровой, необходимо выделить все ячейки, где указан текстовой формат, затем нажать на “Преобразовать в число”.
Далее все зеленые треугольнички пропадут, значения станут восприниматься экселем цифрами.
В этой заметке были рассмотрены самые распространенные случаи ошибок в форматах данных, из-за которых не суммируются ячейки в Excel (основные выводы представлены ниже).
| Причина | Решение |
|---|---|
| Точка в разрядах | заменить точку на запятую |
| Пробелы | удалить нераспознаваемые пробелы |
| Формат: число как текст | выделить все ячейки в текстовой формате и нажать на “Преобразовать в число” |
Надеюсь, мой опыт был полезен для Вас.
Если у Вас остались вопросы – пишите в комментарии – обсудим.
