Почему не суммируются ячейки в Excel? Как сложить цифры в Excel, если не работает формула суммы? Причины и способы их решения

По роду своей деятельности,  связанной с финансовыми расчетами, я очень много работаю с Excel. Поэтому ситуация, когда не суммируются ячейки в экселе, мне хорошо знакома. В такой ситуации  стандартные приемы не работают и надо срочно найти какие-либо решение, чтобы все-таки договориться с этой программой.

Описать проблему суммирования данных в Excel я решила после того, как недавно позвонила моя коллега-бухгалтер. Она экспортировала данные из 1С  в эксель, при выгрузке сбились форматы и формула суммы не работает. 

Вдруг подумалось: ведь с этим вопросом ко мне обращались несколько коллег, а значит эта проблема весьма актуальная. На самом деле очень просто решается, и я хочу об этом рассказать далее…

Как  я узнала почему эксель не считает сумму выделенных ячеек

Вспоминаю свой опыт знакомства с такого рода ситуациями.  Тогда я была начинающим специалистом. Мне поручили собрать данные из 1С и на их основе сделать отчет. 

Я выгрузила информацию, стала группировать данные для отчета. Вдруг поняла - значения не складываются. Это было ужасно. Пришлось потратить кучу времени, чтобы разобраться в чем дело. До сдачи отчета оставалось менее 20 минут.  Паниковала я страшно. Внезапно, по какому-то наитию, вдруг заметила:  в файле точки, а не запятые в разрядах…  Мне повезло: репутация и отчет были спасены.

С двумя другими разновидностями этой проблемы я познакомилась позже, найдя решение методом проб и ошибок.

Функция автоматического суммирования в Excel

Хочу обратить Ваше внимание: в Excel может быть выключена функция суммирования.

В таком случае нужно просто включить вычисления: зайти в Параметры программы, далее выбрать Формулы, затем включить автоматические вычисления в книге.

Итак, вернемся к нашей теме.

Основные причины почему в Excel не работает формула суммирования

В большинстве случаев проблемы возникают, когда данные экспортируются в эксель из других источников.

По-моему опыту, есть три основных ситуации, когда Excel отказывается суммировать данные:

1. Точка в разрядах
2. Пробелы
3. Формат: число как текст
   

Точка вместо запятой

Последний раз я столкнулась с этой проблемой, когда нужно было скопировать значения курса доллара за месяц из Интернет в Excel. Найдя информацию на профильном сайте, скопировала и вставила в файл экселя. На скриншоте видно, что формула для суммирования выдала результат 0.

В чем же проблема? В рассматриваемом случае у цифр знаком разделения разрядов является не запятая, а точка. Точку эксель не понимает, поэтому он числа воспринимает текстовым значением.

Это делается следующим образом:

• выделяем столбец с данными, которые нам нужно поправить.

• затем нажимаем Ctrl+F, вызываем меню “Найти и заменить”.

• “Найти” - вставляем точку (1), “Заменить” - вставляем запятую (2), нажимаем “Заменить все” (3). После этого появляется сообщение, что сделано определенное количество замен (4), а формула показывает результат (5).

Нераспознаваемые пробелы

Следующая ситуация обычно бывает, когда мы берем данные, например, из 1С или другой учетной программы. В рассматриваемом случае разрядность правильная - запятая, но цифры все равно не складываются.  Разгадка в том, что из 1С или другой учетной программы, скопировались неверные пробелы между разрядами значений.

В нашем примере цифры без разрядов: 114,96 и 954.  

Делается это способом, похожим на предыдущий:

• в столбце с данными, которые нам нужно поправить встаем в ячейку с цифрой 1795,04, выделяем левой клавиши мышки пробел между цифрой 1 и 7 и копируем.

• выделяем столбец с цифрами, которые нам нужно поправить.
• затем нажимаем Ctrl+F, вызываем меню “Найти и заменить” (как в предыдущем случае).
• В “Найти” - вставляем скопированный пробел (1), “Заменить” - оставляем пустым, (2) далее нажимаем “Заменить все” (3)

• Затем появляется сообщение, что сделано определенное количество замен (5)  и формула показывает результат (4).

Текстовый формат ячеек

Данная ошибка, на мой взгляд, самый  простой для исправления случай.

При выгрузке из других программ данные экспортируются в текстовом формате, о чем Excel нам сообщает зелененьким треугольничком. Если мы нажмем на него, то увидим сообщение:

Чтобы перевести из текстового формата в цифровой, необходимо выделить все ячейки, где указан текстовой формат, затем нажать на “Преобразовать в число”.

Далее все зеленые треугольнички пропадут, значения станут восприниматься экселем цифрами.

В этой заметке были рассмотрены самые распространенные случаи ошибок в форматах данных, из-за которых не суммируются ячейки в Excel (основные выводы представлены ниже).

Надеюсь, мой опыт был полезен для Вас. 

Если у Вас остались вопросы - пишите в комментарии - обсудим.