Расчет постоянных издержек компании: рассмотрим на примере в Excel

Себестоимость продукции – это сумма всех затрат, понесённых при производстве товаров (производственные компании) или реализации услуг (торговые компании).  Расходы, которые входят в ее состав различные, поэтому используется несколько видов классификации затрат.

В статье рассмотрим классификацию, разделяющую эту расходную статью в зависимости от объема производства, и более подробно остановимся на определении постоянных издержек.

Переменные и постоянные издержки

Переменными издержками называются затраты, которые напрямую зависят от объема производства, то есть в случае, если компания ничего не производит или не продает, такие издержки будут равны нулю.

Переменные издержки включают в себя:

• сырье и материалы для производственного цикла
• доставка полуфабрикатов, материалов или готовой продукции до склада или клиента
  
• зарплата и налоги с нее производственных рабочих, в том числе и работников склада
  
• если рассматривается торговая компания: товары, приобретенные для дальнейшей перепродажи
  
• аренда производственных цехов, а также складских помещений, включая коммунальные платежи
  

Более подробно тему расчета различных видов себестоимости я рассматриваю здесь.

Постоянные издержки компании – это затраты, которые не связаны с производственным циклом, то есть компания будет пользоваться этими ресурсами, даже при отсутствии ведения производственной деятельности.

Постоянные издержки включают в себя:

• аренда офисных помещений
• коммунальные платежи
  
• зарплата административного персонала и налоги с нее
  
• амортизация офисных зданий, транспорта
  
• проценты по кредитам
  
• банковское обслуживание
  
• интернет и связь
  
• канцелярские потребности офиса
  
• юридические расходы и услуги аудита, и т.д.
  

Шаблон с постоянными издержками можно скачать здесь. Расчеты, которые будут рассмотрены далее находятся на втором листе "Вспомогательные расчеты".

Как рассчитать средние постоянные издержки 

Расчет средних постоянных издержек будет зависит от цели, для которой их необходимо посчитать.

В принципе, таких целей может быть три:

1. для составления бюджета на следующий год или текущее прогнозирование
2. для калькуляции продукции (то есть отнесения затрат к объему производства)
   
3. для долгосрочных планов – на 3 -5 лет
   

Средние постоянные издержки для прогнозирования на год

Для этого понадобится перечень трат, их фактическое значение в месяц, или плановое, если сумма, согласно этому перечню, будет израсходована в будущем. Складываем их и получаем сумму издержек в месяц.

Постоянные издержки для калькуляции продукции

Здесь необходимо выяснить, какую часть постоянных затрат можно отнести на единицу продукции.

Для этого используется формула:

Постоянные издержки для долгосрочного планирования

Не смотря на то, что затраты на содержание офиса и административный персонал называются постоянными, они все равно меняются с течением времени. Ведь арендная плата может возрастать со второго или третьего года, выплаты по оплате труда административному персоналу тоже могут корректировать на уровень инфляции.

Поэтому при определении будущих постоянных издержек следует учитывать рост, например, аренды с учетом условий долгосрочных договоров, повышение оплаты труда на процент, указанный в Положении об оплате труда и премировании. Ну, а если нет четкого понимания роста расходной части, то нужно закладывать ежегодный рост равный годовой инфляции.

Примеры расчета постоянных издержек

Далее я хочу описать примеры планирования наиболее простых постоянных издержек, таких как аренда, расчетно-кассовое обслуживание, связь и т.д. Для их расчета требуется минимальное количество исходных данных и в большинстве случае есть четкое понимание, как они будут меняться в планируемом периоде.

Постоянные издержки: аренда офиса

Согласно последним изменениям в бухгалтерском учете, арендные платежи учитываются с учетом дисконтированной суммы будущих платежей, в принципе данный расчет очень похож на расчет лизинга. Однако, если соблюдается ряд условий, то можно учитывать аренду, как и раньше – то есть ежемесячными платежами.

При каких условиях аренду можно учитывать ежемесячно:

• срок аренды не более 12 месяцев, но надо также учитывать, что в договоре не должен автоматически пролонгироваться
• рыночная стоимость предмета аренды не больше 300 000 рублей
  
• арендатор может применять упрощенный бухучет
  

Подход к планированию следующий:

1.  необходимо собрать информацию по всем договорам аренды: ежемесячные платежи, условия повышения стоимости, возможное расширение площадей
2. при долгосрочных прогнозах (на несколько лет) учесть повышение стоимости в договорах, возможное повышение стоимости на уровень инфляции – обычно это применяется на все статьи при моделировании более, чем на один год
   
3. Внести данные в шаблон
   

Постоянные издержки: коммунальные платежи и охрана офиса

Подход к планированию близок к предыдущему подходу для расчета арендных платежей:

• собираем данные по договорам аренды, в части коммунальных платежей – в основном они указываются в двух видах:

      - прописаны определенной суммой

      - выставляются с учетом фактической траты коммунальных ресурсов, при этом уборка помещений выставляется фиксированной суммой

• при планировании долгосрочных данных следует учесть повышение стоимости в договорах, возможное повышение стоимости на уровень инфляции – обычно это применяется на все статьи при моделировании более, чем на один год
• Внести данные в шаблон
  

Что касается охраны офиса, то сумма определена в договоре, который заключен с компанией, оказывающей этот вид услуг.

Постоянные издержки: расчетно-кассовое обслуживание

Расчетно-кассовое обслуживание (РКО) включает в себя несколько видов услуг банка:

• ежемесячные пакеты за услуги банка, включая зарплатные проекты
• оплата за отдельные виды операций (например, за обеспечение валютного контроля)
  
• оплата за переводы физическим лицам (выделила этот пункт отдельно, так как при больших объемах выплат по договорам СЗ и ИП эти суммы становятся значительными)
  

При прогнозировании услуг РКО подход следующий:

1. ежемесячные платежи включаются в фактических суммах
2. по отдельным видам операций собираем статистику, далее можно вывести среднюю цену таких операций и, проанализировав бюджет на следующий год по компании, оценить – увеличится или уменьшится количество таких операций. Например, если компания не планирует активно взаимодействовать с зарубежными компаниями, то стоимость валютного контроля будет меньше, чем в текущем году.
   
3. при расчете комиссии по выплатам по договорам СЗ и ГПХ обязательно учитываем количество существующих и вновь нанимаемых сотрудников, для этого нужно внимательно изучить штатное расписание.

Постоянные издержки: представительские

Представительские расходы можно планировать по отношению к тем отделам, которые являются их инициаторами. Например:

1. отдел маркетинга/продаж,
2. Генеральный директор, его представительские, выделяются отдельно или же относится к представительским затрат на офис
   
3. заместители Генерального директора, топ-менеджеры – также могут относится к отделам, которые они возглавляют или же к общим представительским офиса.
   

При планировании представительских трат проще всего отталкиваться от фактических затрат. Для этого высчитываем цену одной встречи:

1. берем количество фактических встреч в месяц,
2. суммируем расходы, понесенные на этих встречах,
   
3. делим итоговую сумму на количество встреч, получаем среднюю стоимость встречи.

Далее определяем сколько планируется встреч в месяц и умножаем это количество на среднюю стоимость встречи.

Различная сувенирная продукция, подарки клиентам относятся в бюджет отдела маркетинга. Я написала об этом отдельную статью.

Постоянные издержки: интернет, связь

Статья «Интернет, связь административного блока» включают в себя следующее:

1. интернет
2. IP-телефония
   
3. оплата рабочих мобильных телефонов сотрудников
   
4. облачные хранилища, сервера
   

Все эти услуги имеют точные тарифы и могут изменяться только с подключением или отключением каких-либо опций или хранилищ.

Однако, не нужно забывать умножать на коэффициент инфляции, если речь идет о долгосрочных планах.

Постоянные издержки: приобретение офисного оборудования и мебели, не подлежащих амортизации

В данном разделе мы поговорим о приобретении компьютеров, принтеров, столов, стульев и т.д., чья цена за единицу не превышает предел, после которого данная покупка может классифицирована основным средством и подлежит амортизации.

Например, в компании принято относить к основным средствам оборудование и мебель стоимостью более 100 000 рублей (такой порог сейчас установлен в российском бухгалтерском учете). Поэтому компьютер, купленный за 45 000 рублей, – это офисное оборудование, чья стоимость списывается сразу, а компьютер, приобретенный за 101 000 рублей – это уже основное средство, которое будет списываться в затраты в течении нескольких лет.

Итак, как же определить сколько компьютеров и мебели будет необходимо приобрести в плановом периоде. Эту информацию предоставляет ИТ-отдел и АХО (административно-хозяйственный отдел), которые в свою очередь ориентируются на планируемое штатное расписание с выходом новых сотрудников.

Также от представителей этих отделов поступает информация по поводу замены оборудования и мебели.

Постоянные издержки: аудиторские и юридические услуги

Аудиторские проверки в среднем бывают один-два раза в год (зависит от периода, за который проверяют компанию). Их стоимость оговорена в договоре на оказание аудиторских услуг.

Юридические услуги включают в себя несколько видов статей: услуги нотариуса, представление в суде, переводы документов.

Если нет необходимости разделять данные затраты по отдельным статьям, то можно вывести средние сумму в месяц: взять фактические данные по всем статьям за предыдущий период и разделить на количество месяцев.

Постоянные издержки: содержание транспорта для поддержки офиса

Статья «Транспорт для поддержки офиса» может включать в себя:

1. проездные билеты для сотрудников офиса
2. услуги такси для сотрудников, возвращающихся домой в позднее время или совершающие деловые поездки по служебной необходимости
   
3. содержание автомобилей, закрепленных за топ-менеджерами (включая ГСМ, ремонт и прочее)
   

Стоимость проездных билетов для сотрудников офиса можно четко определить исходя из тарифа на проездной билет в месяц и количества сотрудников, которым они полагаются.

Оплату такси и содержание автомобилей можно посчитать через средние расходы в месяц, при условии, что новых автомобилей не появится. Если же вдруг планируется введение в эксплуатацию еще одного автомобиля, то необходимо определить средние расходы на одну машину в месяц, а затем умножить на количество планируемых машин, которые будут использованы.

Постоянные издержки: канцелярские товары

Канцелярские расходы включают в себя ручки, карандаши, калькуляторы и прочие мелочи, которые помогают делать работу в офисе комфортной.

Однако, есть статья в канцелярских товарах, сумма которой может быть довольно значительной в денежном эквиваленте - бумага.

В случае, если стоимость бумаги не выделяются отдельно, то расходы на канцелярские товары можно посчитать по методу средней суммы в месяц.

Однако, если стоимость бумаги значительная, то ее необходимо посчитать исходя из среднего расхода по каждому отделу и учесть возможные ситуации, когда бумаги понадобится больше.

Постоянные издержки: HR-затраты

Расходы отдела персонала могут включать в себя:

1. платформы для подбора персонала, например, hh.ru
2. услуги сторонних рекрутеров
   
3. использование различных платформ для ведения кадрового учета онлайн, например, Консоль, HR-Link
   

Данные услуги имеют четко определенные цены за использование.

Отражение в бухгалтерском учете

Рассматривая расчет средних сумм затрат, на основании фактических данных, нужно также уточнить, где можно найти эти данные в бухгалтерском учете.

Эти расходы в бухгалтерском учете отражаются на счетах 26, 44, 91.02

Если расходы отражены на других счетах, например, на 20, то это может означать, что по правилам бухгалтерского учета эти траты отнесены на себестоимость. В этом случае стоит еще раз уточнить верно ли, что данные статьи в управленческом учете относятся к постоянным затратам, а в бухгалтерском учете к переменным, то есть на себестоимость.

В данной статье было рассмотрено планирование наиболее стандартных постоянных издержек. В основном они рассчитываются, используя суммы, определенные в договорах с контрагентами, а также определением среднего расхода в месяц.