Расчет себестоимости продукции в excel – очень интересный процесс, особенно, когда есть подходящие шаблоны для расчетов под рукой. Но сначала нужно разобраться, что же все-таки мы будем рассчитывать.

Себестоимость продукции – это сумма всех расходов, которые были понесены при производстве продукции (производственные компании) или реализации товаров (торговые компании). Есть несколько видов себестоимости: производственная, полная, общехозяйственная (она же калькуляция).

Какая между ними взаимосвязь можно увидеть ниже:

Теперь, когда мы разобрались в видах себестоимости, хочу уточнить, что ниже пойдет речь о расчете производственной себестоимости, так как показывает моя практика, блок расходов на продажу обычно считается отдельно, то же касается и административных расходов.

Методы расчета себестоимости продукции

Существует несколько методов для расчета себестоимости, но самыми распространёнными можно назвать два из них:

• Плановая (нормативная)

Метод, который основан на том, что все составляющие себестоимости,  использующиеся для производства одной единицы выпускаемой продукции, имеют свои нормативы

• Сметная (позаказная)

Рассчитывается для каждого заказа или групп заказов индивидуально, статьи могут совпадать между заказами, но их количество при расчете каждого заказа могут отличатся друг от друга

Виды себестоимости

В зависимости от вида деятельности статьи расходов, которые включает в себя себестоимость, будут разные. В статье про выручку я разбирала два основных вида деятельности, которые существенно отличаются друг от друга: реализация товаров и услуг (поштучных), а также по мере выполнения этапов работ.

Для реализации товаров и услуг (поштучных) могут подойти следующие виды расчета себестоимости:

1. При производстве товаров – производственная, использующая нормативный метод расчета себестоимости
2. В сфере торговли – торговая себестоимость, также использующая нормативный метода расчета себестоимости

Для расчета себестоимости по мере выполнения этапов работ – себестоимость этапов, использующая сметный метод.

Виды себестоимости	Статьи себестоимости
Производственная себестоимость	– Амортизация производственного оборудования, зданий, транспорта – Вспомогательные материалы (например, ГСМ, тех обслуживание и пр.) – Зарплата производственных рабочих – Транспортные расходы – Сырье – Коммунальные расходы на обслуживание производственных цехов – Расходы на аренду цехов – Коммунальные расходы на обслуживание складов – Расходы на аренду складов – Ремонт оборудования
Торговая себестоимость	– Себестоимость закупаемой продукции – Транспортные расходы – Расходы на аренду складов – ФОТ сотрудников склада – Коммунальные расходы на обслуживание складов
Себестоимость по мере выполнения работ (производство)	Статьи себестоимости такие же, как в производственной себестоимости, только относящиеся к каждому этапу
Себестоимость по мере оказания услуг	– Расходы на аренду офиса – Расходы на аренду персонала, непосредственного оказывающего услуги (например, в пункте выдачи заказов – менеджеры по выдаче заказов) – Коммунальные расходы на обслуживание офиса – Материальные расходы, необходимые для оказания услуг

Расчет себестоимости в Excel

Конечно, для удобства расчетов в Excel необходимо использовать готовые шаблоны, при подготовке которых нужно учитывать, что главное достоинство шаблона в том, что его структура должна быть легко изменяемой – так как концепция в процессе расчета может меняться и надо быть готовым учесть эти изменения в структуре.

Итак, общий подход для разработки шаблона выглядит следующим образом:

1. Необходимо определить какой тип себестоимости соответствует каждому виду деятельности. Может быть так, что компания оказывает и услуги, и работы. Например, готовит проекты для клиентов и строит по этим проектам дома.
2. Необходимо определить список статей себестоимости, которые входят в каждую оказываемую услугу/работу.
3. Далее берем подходящий шаблон и вносим изменения в его структуру в соответствии с текущей деятельностью

Шаблоны для расчета себестоимости в Excel и порядок их заполнения

Для каждого вида себестоимости я подготовила отдельный шаблон, поскольку  у каждого вида есть свои нюансы, которые отличают его от остальных, так как процессы производства или оказания услуг не могут быть полностью похожи. 

Производственная себестоимость

Для расчета производственной себестоимости можно пользоваться следующими принципами:

1. Определить на какое количество товаров будет рассчитана себестоимость
2. Создать общий лист со всеми статьями расходов – это будет удобно для изменения стоимости в статьях расходов, особенно если эти статьи расходов задействованы в нескольких товарах
3. Создать расчет себестоимости для каждого товара, можно на одном листе или на разных – все зависит от того, как будет удобно анализировать данные конечному пользователю
4.  В случае, если себестоимость собрана по каждому товару на отдельном листе, то нужно сделать расчет со всеми основными показателями расчета всех товаров, можно это сделать на листе, где указаны все параметры из п.2

Шаблон для расчета производственной себестоимости можно скачать здесь

Хочу сразу обратить внимание на несколько моментов, которые отражены в шаблоне:

1. Желтыми выделены ячейки, в которые вносятся данные, в белых ячейках – формулы
2. Сырье рассчитано на единицу продукции, на самом деле здесь может быть несколько позиций, обычно эту информацию суммирует и дает планово-экономический отдел или калькуляторы
3. ФОТ производственных рабочих стоит общей цифрой, в следующих статьях я планирую выложить шаблон для расчета зарплаты
4. При необходимости Общепроизводственные расходы можно поделить между продукцией
5. Показатель «кол-во мес амортизации» не должен быть равен 0, иначе амортизация не будет считаться. Если основное средство закончило амортизироваться, то нужно убрать расчет итоговой суммы по данному параметру

Порядок заполнения файла:

1. Обнулить блок «Основные параметры»
2. Заполнить желтые ячейки в блоке «Основные параметры»
3. В случае, если какие-либо данные не используются, то лучше просто скрыть данные строки, чтобы не сломать структуру файла

Торговая себестоимость

Этот тип себестоимости довольно простой по своей сути, то есть он включает в себя определенное количество статей (смотри таблицу выше)

Шаблон для расчета торговой себестоимости можно скачать здесь

Порядок заполнения файла:

• Обнулить блок «Основные параметры»
• Заполнить желтые ячейки в блоке «Основные параметры»
• В случае, если какие-либо данные не используются, то лучше просто скрыть данные строки, чтобы не сломать структуру файла

Себестоимость по мере выполнения работ (производство)

В этом случае к расчету себестоимости добавляется разбивка по этапам, поэтому сначала разбиваем производственный цикл на этапы, а потом для каждого этапа делаем все то же, что и для производственной себестоимости

Например, мы строим дома. Для начала определим этапы постройки дома: заливка фундамента, возведение стен и т.д. Далее рассматриваем каждый этап в отдельности. Например, заливка фундамента: определяемся с затратами для этого этапа: расходы на бетон, ФОТ рабочих и т.д.

Но надо учесть, что если мы строим разного типа дома, то и себестоимость будет разная для каждого типа.

Шаблон для расчета торговой себестоимости можно скачать здесь

Пара уточнений к выложенному шаблону:

1. Рассматриваем этапы похожие между собой по статьям расходов, последовательные в выполнении
2. Если этапы закончились, то есть проект сдан, то не должно быть общепроизводственных расходов. В случае, если они остаются они должны перейти на другой проект или временно, до начала нового проекты быть отнесены в административные расходы.

Порядок заполнения файла:

1. Обнулить блок «Основные параметры»
2. Заполнить желтые ячейки в блоке «Основные параметры»
3. В случае, если какие-либо данные не используются, то лучше просто скрыть данные строки, чтобы не сломать структуру файла
4. Согласно логике этого файла, этапы не могут пересекаться между собой. Однако, если они все-таки будут пересекаться, то необходимо расходы, относящиеся к периоду пересечения увеличить, так как сейчас заложены расходы по одному этапу

Себестоимость по мере оказания услуг

Подход к расчету данного вида себестоимости очень близок к предыдущему виду себестоимости с той лишь разницей, что статей расхода в данном случае значительно меньше.

Например, рассмотрим проект аудиторской компании по проверке одной фирмы-клиента. Расходами, которые можно отнести к себестоимости в данном случае являются затраты на ФОТ команды, компенсация мобильной связи, амортизация ноутбуков.

Шаблон для расчета себестоимости по этапам оказания услуг можно скачать здесь

Порядок заполнения такой же, как в себестоимости по этапам выполнения работ (производство)

Себестоимость упрощенный расчет

Если нет никаких исходных данных, кроме фактических данных за предыдущий период, то можно посчитать себестоимость по очень упрощенному методу.

Конечно, этот метод, кроме его сильной приблизительности, еще и предполагает, что структура затрат себестоимости будет такой же, как и в фактическом периоде, а также есть данные по плановой выручке.

Шаблон для расчета упрощенной себестоимость можно скачать здесь

Порядок заполнения файла:

• Обнулить блок «Основные параметры»
• В желтые ячейки внести фактические показатели по выручке и себестоимости
• В плановый период необходимо внести прогнозируемую выручку

Как показывает практика, при расчете себестоимости главное определится из каких статей затрат она состоит и сразу ли она списывается в расходы (например, как в торговой себестоимости) или же признается в течении какого-то периода времени.

Расчет себестоимости продукции в Excel поможет задать себе нужные вопросы, которые связаны с заполнением шаблонов, что сделает менее трудоемким  и более быстрым процесс.