Для того чтобы оценить будущие расходы компании, а в дальнейшем будущую прибыль, необходимо спрогнозировать продажи, то есть выручку, которая будет получена от покупателей товаров или услуг. Для удобства этого процесса необходимо составить таблицу продаж или план по выручке, обычно для этого используется Excel.
Форма таблицы продаж, показатели, из которых она состоит, зависят от вида деятельности компании: например, оказание услуг, производство изделий, или поэтапное выполнение работ.
Обычно для этих целей я использую таблицы Excel, которые динамически меняются в зависимости от изменения показателей. Сводные таблицы я не люблю использовать, так как в них сложнее вносить исправления в структуру, чем в обыкновенные таблицы.
Итак, начнем...
Источники данных для расчета плана продаж (выручки)
Есть несколько методов расчета выручки, но мне нравится использовать модифицированный метод прямого счета: когда точно определено количество продаж (информацию можно получить как от отдела продаж, так и спрогнозировать самостоятельно), а затем просто умножить на цену за единицу. При этом количество сделок обычно определяется при помощи еще нескольких показателей. То есть основные требования к шаблону - это учесть все параметры, от которых зависят продажи, а также внести возможность их изменения, которое позволит быстро пересчитать таблицу с их учетом.
Итак, для того, чтобы понять, какие показатели нам нужны и где эти данные можно взять, необходимо ответить на следующие вопросы:
- Какой деятельностью занимается компания
Ответ на этот вопрос найти просто – уточнить у отдела продаж, а также в бухгалтерии
- Какой цикл сделки
В зависимости от вида деятельности будет и разный срок сделок: например, если это магазин, то цикл сделки будет день: человек пришел и купил товар, если строим дома или внедряем проекты, то проект может длиться несколько месяцев с поэтапным принятием работ и их оплатой.
Зададим себе два вопроса:
Кто определить уровень цен на прогнозный период?
Обычно на эти вопросы отвечает отдел продаж/маркетинга, в некоторых случаях главный бухгалтер или финансовый директор. Но не исключена ситуация, в которой придется спрогнозировать все самому.
Составление шаблона и заполнение данными таблицы по продажам
Обычно процесс составления плана по выручке проходит в несколько этапов:
- Составляется шаблон, который описывает процесс получения выручки предприятия
- Вносятся статистические данные в шаблон
- Вносятся прогнозные значения в шаблон
- Утверждение плана продаж
Рассмотрим этапы
Составляем шаблон таблицы по продажам
Для разных видов деятельности шаблоны будут разные. Рассмотрим три основных.
- Реализация товаров и услуг (поштучных)
Для составления таблицы по продажам товаров и услуг, которые продаются в штуках, или услуги, которые имеют краткосрочный определенный характер, например, услуги нотариуса, я обычно использую следующий шаблон.
Шаблон для таблицы по продажам (штучная) можно скачать здесь.
- По мере выполнения этапов работ
Когда компания оказывает длительную во времени услугу, то часто используется поэтапное закрытие работ. Например, компания стоит дом, то есть этапами в данном случае можем считать: заливка фундамента, возведение стен и т.д.
Шаблон для таблицы по продажам (поэтапная) можно скачать здесь.
- С учетом конверсии продаж
Когда у нас есть деятельность, которая зависит от конверсии переговоров, процента клиентов, делающих заказы, то можно использовать следующий шаблон. Главное его достоинство в том, что многие показатели зашиты как параметры, то есть их можно менять очень быстро.
Шаблон для таблицы по продажам (с учетом конверсии) можно скачать здесь.
Собираем необходимую статистику
В случае самостоятельной сборки таблицы по продажам необходимо определится с источниками для сбора необходимой статистики, то есть информация за предыдущие периоды.
Для этого можно использовать несколько источников:
- Бухгалтерские данные – счет с субсчетами 90, в некоторых случаях 91 счет (91 счет обычно учитывает деятельность, которая является сопутствующей основной: например, мы размещаем рекламу на своем сайте – это наша основная деятельность, но при этом, можем создать эту рекламу клиенту, чтобы разместить у нас – это будет сопутствующей деятельностью). В случае, если у компании деятельность ведется с НДС, то необходимо его вычесть из выручки.
- Данные управленческого учета
Тут может быть широкий спектр отчетов, так как управленческий учет ведется для каждой компании в удобном именно для нее формате. В самом лучшем варианте это будет уже готовый отчет по полученной выручке за определенный период.
- Данные отдела продаж/маркетинга
Обычно отдел продаж предоставляет информацию в том же виде, что показан в пункте 2.
Определение способов для планирования продаж
И вот, мы внесли в шаблон фактические значения, теперь можно приступить и к планированию.
Способов планирования очень много, можно использовать и довольно сложные, например, экстраполяцию и пр., но я обычно пользуюсь более простыми и прозрачными способами.
Планировать данные можно несколькими способами:
- Наложить на фактическую динамику коэффициент инфляции
- Наложить на фактическую динамику коэффициент, принятый отделом продаж/маркетинга
- Количество сделок/продаж предоставляет отдел продаж/маркетинга
Самый простой способ – это когда прогнозные данные предоставляет отдел продаж/маркетинга – необходимо их вставить в формы – и все готово.
Итак, если нужно наложить коэффициент инфляции или полученный коэффициент от отдела продаж/маркетинга, можно использовать следующий шаблон (для простоты рассмотрим на варианте со штучной продажей).
Алгоритм заполнения следующий:
- Вносим фактический значения (в файле это сентябрь – декабрь 2022, ячейки выделены желтым цветом)
- Вносим коэффициенты роста цены и количества
- Прогноз в таблице продаж
Шаблон для таблицы по продажам с учетом прогноза можно скачать здесь
Утверждение плана продаж
После составления плана продаж необходимо его проверить с ключевыми показателями. Обычно их спускает Финансовый директор или Генеральный. Например, прирост должен составить не менее 25% к прошлому году. В случае, если Вы посчитали это количество продаж сами, то получившиеся значения необходимо согласовать с отделом продаж – ведь именно им предстоит осуществить Ваши планы в жизнь.
Если же по полученным данным от них, прирост составил менее 25%, то необходимо вернуть план на доработку.
Анализ фактического выполнения плана продаж
Для анализа фактического выполнения необходимо составить таблицу продаж типа план/факт, обычно помесячно. На основе нее сразу будет видно, где было выполнение/перевыполнение/не выполнение плана. Далее уже необходимо разобраться в причинах. Обычно их может быть несколько:
- не учтена сезонность
- завышенные/заниженные планы продаж
- отказ от определенной стратегии продаж, которая была использована при планировании
- запуск новый или отказ от старой продукции/услуг
- обстоятельства из внешнего финансового мира компании (форс-мажор, санкции и прочее)
Конечно, при существенном отклонении плана от факта, даже и в положительную сторону, необходимо выявить причины данных отклонений и обязательно их учесть при планировании на следующий год.
Планирование выручки, а также составление таблиц продаж – это иногда очень творческий момент, так как надо постараться учесть пожелания руководства и отдела по продажам/маркетингу, ведь иногда они могут быть противоположными. Но в итоге, найдя золотую середину, которая подходит всем участникам планирования, чувствуешь большое удовлетворение от проделанной работы.
Оставить комментарий