Платежный календарь в Excel - составляем простым способом, работаем с кассовыми разрывами

Платежный календарь - средство управление денежными средствами и графиками поступлений и платежей
Обновлено:

В этой заметке я планирую рассказать о платежном календаре: зачем он нужен, как собирать для него исходные данные (иногда их требуется спрогнозировать) и как  его анализировать. На примере разберем простой способ составления ежемесячного платежного календаря в ексель, используя различные подходы для получения прогнозируемых значений (шаблоны будут доступны для скачивания).

Платежный календарь - это файл в ексель или в какой-либо программе, в котором собрана информация о планируемых поступления и выбытиях, а также выделен недостаток или достаточность денежных средств.

Платежный календарь позволяет оценить финансовые потоки организации, как положительные, так  и отрицательные, своевременно отреагировать на возникновения кассовых разрывов (ситуация, когда денежные поступления меньше, чем необходимые выбытия).

Управление денежными средствами с помощью платежного календаря

Итак, зачем же управлять деньгами? В основном это необходимо для избежания кассовых разрывов.

Кассовый разрыв - это недостаток собственных денег для выполнения своих обязательств (выплат поставщикам). Для того, чтобы вовремя среагировать на эту проблему, например, договориться  с поставщиками о переносе выплат, нужно заранее знать о возникновении такой ситуации.

Второстепенными задачами  могут быть следующие:

  1. оценка возможного положительного денежного потока с целью погашения  кредитных обязательств
  2. выявление реального графика платежей покупателей (не все контрагенты придерживаются графика платежей, прописанного в договорах)

Основные разделы и исходные данные отчета

Отчет состоит из трех разделов:

  • Текущая деятельность - включает в себя оплаты от покупателей и затраты на поддержание основной деятельности

Платежный календарь: денежные потоки от текущих операций

  • Инвестиционная деятельность - включает в себя денежные средства от покупки/продажи основных средств и нематериальных активов, выдачу займов другим компаниям и прочее.

Платежный календарь: денежные потоки от инвестиционных операций

  • Финансовая деятельность - включает в себя денежные средства от размещения собственных акций, облигаций, получение кредитов, а также их погашение.

Платежный календарь: денежные потоки от финансовых операций

Скачать образец платежного календаря можно здесь.

Эти разделы необходимы для того, чтобы понять приносит ли текущая деятельность положительный денежный поток. Ведь если текущая деятельность не обеспечивает положительное сальдо, то предприятие не сможет долго существовать только за счет кредитов и займов, ведь их необходимо будет отдать. 

Поэтому, если основное финансовое вливание идет за счет раздела “финансовая деятельность”, то необходимо провести полный анализ операционной деятельности и понять, почему по “текущей  деятельности” отрицательное сальдо.

Период планирования, особенно на начальной стадии разработки календаря, предлагаю брать месяц, так как еще недостаточно накоплено статистики для прогнозирования периодов больше 30 дней, а также, если бизнес зависит от большого количества внешних факторов, то их будет очень сложно спрогнозировать на больший период, так как ситуация может кардинально поменяться, и расчет все равно придется пересматривать по истечению первого месяца.

Переходим к необходимой информации для отчета:

  1. для расчета оплат покупателей необходимы договора с графиками платежей, или статистика фактического графика платежей, если условия графика платежей не соблюдаются.
  2. с выплатами поставщикам за сырье поступаем аналогичным образом: выставляем сроки из договоров, рассчитываем исходя из объема продаж, или рассчитываем исходя из фактических остатков на складе
  3. затраты на персонал и управленческие расходы, а также выплаты процентов по долговым обязательствам обычно имеют четкие даты выплат: например, зарплата 5 и аванс 20 числа ежемесячно
  4. часть управленческих затрат, таких как ИТ-расходы, административные и прочие, можно спрогнозировать как средние ежемесячные затраты на основании фактических данных за несколько месяцев
  5. выплаты по налогам лучше уточнить у бухгалтерии, но в целом налоги имеют своим сроки выплат: НДС - до 25 числа месяца следующего после отчетного периода, прибыль - до 28  числа (рассматриваем сроки, если организация находится на общей системе налогообложения и сдает отчетность поквартально).
  6. выплаты по инвестиционному блоку в части покупки/продажи основных средств и НМА спланировать можно только исходя из знания текущей обстановки. Сроки получения процентов от выданных кредитов можно взять из договоров
  7. Финансовая деятельность в части получения/погашения займов может планироваться исходя из сальдо по текущей и инвестиционной деятельности: если оно положительное, то можно ставить погашение займов (если они есть), если сальдо отрицательное - ставить получения займов или же проводить работу по избежанию кассовых разрывов. 

Составляем график поступлений: рассчитываем основные поступления/затраты

Поступления от покупателей

График платежей от покупателей можно составить, используя два доступных метода:

  • составить план оплат от покупателей согласно графику платежей, указанного в договорах

информацию для расчетов я собрала на листе “поступление” в файле “Платежный календарь”

Расчет поступления от покупателей по условиям договоров

  • составить план оплат от покупателей согласно фактической динамике за предыдущий месяц 

информацию для расчетов я собрала на листе “поступление” в файле “Платежный календарь”

Хочу обратить Ваше внимание, что прогнозное поступление можно оставить равным предыдущему периоду, а также уменьшить или увеличить (в моем примере оно увеличено на 10% по отношению к предыдущему месяцу)

Расчет поступления от покупателей в зависимости от поступлений предыдущего месяца

Оплата поставщикам за товары/сырье

График платежей поставщикам за сырье можно составить, используя два метода:

  • составить план оплат поставщикам согласно графику платежей, указанного в договорах

информацию для расчетов я собрала на листе “оплата за сырье” в файле “Платежный календарь”

Расчет оплат поставщикам по условиям договоров

  • составить план оплат поставщикам согласно прогнозируемому поступлению от покупателей, для чего необходимо знать, какой процент составляет стоимость закупки от стоимости продажи

информацию для расчетов я собрала на листе “оплата за сырье” в файле “Платежный календарь”

для расчета необходимо вставить значения с листа “поступление” в части прогнозируемых оплат от покупателей, а затем в расчете уменьшить полученные значения до стоимости закупки от поставщиков (в моем примере это 30%)

Расчет оплат поставщикам в зависимости от прогнозируемых поступлений от покупателей

Составляем график платежей: планируем постоянные расходы

Постоянные расходы  – остаются неизменными на протяжении всего времени. На них не влияет изменение количества выпуска продукции, то есть это аренда, ИТ-расходы и прочее.

Эти затраты можно планировать несколькими способами. Вот эти способы будем рассматривать далее.

Планируем постоянные расходы по срокам оплаты

К затратам, которые можно планировать по срокам оплаты относятся:

  • затраты на персонал, а также налоги с расходов на персонал
  • аренда
  • проценты по долговым обязательствам

Информацию для расчетов я собрала на листе “Расходы по срокам оплаты” в файле “Платежный календарь”

Аренду и проценты по долговым обязательствам - даты выплат берем из договоров. Сумму аренды берем из договора тоже.

Сумму процентов к уплате рассчитываем как остаток займа на конец месяца умноженный на ставку процента из договора.

Для того, чтобы посчитать затраты на персонал необходимо собрать данные по зарплате сотрудников и общую сумму ФОТ умножить на 30,2% (это суммарная ставка всех налогов на оплату труда).

Планируем постоянные расходы по фактическому расходу в месяц

К затратам, которые можно планировать по фактическому расходу относятся:

  • ИТ расходы
  • Маркетинг
  • Связь
  • Подбор персонала
  • Хоз. расходы
  • Административные расходы

Информацию для расчетов я собрала на листе “Расходы по фактическому расходу” в файле “Платежный календарь”

Методика расчета: берем данные за несколько предшествующих месяцев, находим среднее значение за месяц. Для удобства планирования делим полученное значение на количество недель в планируемом периоде. 

Планируем расходы на основе фактических данных за несколько месяцев

Планируем инвестиции и выплаты по кредитам/займам

Поступления/выбытия по инвестиционным операциям обычно не носят периодических характер: по необходимости закупаются или продаются основные средства.  Таким образом, этот раздел не всегда содержит значения.

Планирование денежных потоков от финансовых операций, а именно поступлений/выбытий по кредитам/займов происходит после заполнения разделов от текущих и инвестиционных операций.

Строки “поступление займов” и “погашение займов” настраиваются таким образом, что если 

Остаток денежных средств на начало дня + Сальдо денежных потоков от текущих операций + Сальдо денежных потоков от инвестиционной деятельности больше нуля, то заполняется строка “погашение займов”
Остаток денежных средств на начало дня + Сальдо денежных потоков от текущих операций + Сальдо денежных потоков от инвестиционной деятельности меньше нуля, то заполняется строка “получение займов”

Формулы для расчета получения и погашения займов

Обязательно нужно отслеживать, чтобы сальдо по погашению финансовых обязательств за период платежного календаря не превышало сумму задолженности по кредитам.

В примере формула настроена таким образом, что остатка денежных средств на конец  периода нет. Можно перенастроить формулу таким образом, чтобы какая-либо сумма на конец периода оставалась как несгораемый остаток.

Скачать заполненный платежный календарь можно здесь.

Работаем с кассовыми разрывами

В случае, если у компании нет возможности воспользоваться привлечением кредитов и займов и сальдо по текущим операциям отрицательное можно предпринять следующие шаги:

  1. уточнить сумму оплат от покупателей, особенно тех, которые считаются на основании объема продаж предыдущего месяца, также можно попросить заплатить раньше (авансом) тех покупателей, по которым есть график платежей
  2. попробовать попросить отсрочку платежей у поставщиков, но если вы решились на этот шаг, то необходимо четко рассчитать на какую сумму просить отсрочку и когда вы точно сможете ее вернуть. Для этого поможет ежедневное планирование, на основании которого построен платежный календарь

Внесение фактических данных

Фактические данные вносить лучше ежедневно из банковских выписок, а также из кассовых книг. Вносятся фактические значения в колонку факт.

Внесение факта в первую очередь позволяет оценить динамику поступлений. Ведь если сумма оплат от покупателей гораздо меньше, чем запланировано, то это повлечет за собой кассовые разрывы, поэтому сразу необходимо скорректировать платежный календарь на месяц, вставив в колонку план фактические значения. Чтобы  увидев сумму кассового разрыва, начать планировать меры по его устранению.

В этой заметке я рассказала простой способ составления платежного календаря, разобрала несколько способов получения для него данных. 

Надеюсь, что мне удалось показать пользу от планирования как поступлений, платежей, так  и от анализа будущих денежных потоков.

Если у вас остались вопросы - пишите в комментариях - обязательно обсудим.

2 комментария

Аватар комментатора И.В, Автор: И.В,

У Вас рассмотрен очень простой пример. У каждой организации есть свои особенности, поэтому алгоритм с статье сложно применить.

Аватар комментатора Гончаренко Валентина Автор: Гончаренко Валентина

И.В,, я старалась больше описать сам процесс составления платежного календаря, чтобы его можно было потом перенести на конкретную ситуацию. Готова помочь с Вашим конкретным случаем. Пишите - обсудим.

Оставить комментарий

Отправить комментарий Отменить

Сообщение